Инструкция бухгалтеру: Как оплатить командировку. Расчет зарплаты и образцы документов

Понятие командировки можно простыми словами объяснить: это временное направление сотрудника по указанию руководства в другие населенные пункты для выполнения конкретных задач в строго установленный период.

Во время отсутствия сотрудника на постоянном месте работы сохраняется его рабочее место, а также предоставляется средняя заработная плата.

Кроме того, организация обязана покрывать все затраты, связанные с командировкой.

Необходимо четко различать командировку от других видов поездок, и соответственно оформлять их оплату с учетом их специфики.
Не считается командировкой:

1. Направление к месту несения вахты: поездка, связанная с исполнением обязанностей по вахтовому методу.
2. Поездка работника, чья деятельность связана с постоянными разъездами: например, для курьеров или служащих городского хозяйства, таких как ремонтники газовой службы, электромонтеры и др.
3. Поездка работника, заключившего договор гражданско-правового характера (ГПХ): поскольку такие отношения не считаются трудовыми согласно законодательству.

Для правильного расчета длительности командировки важно установить две ключевые даты: день и время отъезда (включая часы выезда, если сотрудник получает почасовую оплату) и день возвращения.

Это необходимо для точного определения суммы аванса, выдаваемого сотруднику, а также для корректного учета рабочего времени в табеле.

Дополнительно следует учесть время, затраченное на достижение вокзала или аэропорта в случае, если они расположены в другом населенном пункте.

Процедура расчета командировочных включает следующие шаги:

1. Определение фактически отработанных дней в текущем расчетном периоде, исключая выходные и праздники. Рекомендуется использовать период в 12 месяцев для сотрудников с более чем годовым стажем, или меньший период для новых сотрудников.
2. Вычет дней больничных, отгулов и отпуска за установленный период из общего числа отработанных дней.
3. Определение среднего заработка за день: сложение всех выплат за указанный период (исключая социальные выплаты) и деление этой суммы на количество ранее вычисленных отработанных дней.
4. Умножение полученного результата на количество дней фактической командировки.

Этот подход позволяет более точно оценить затраты на командировку, учитывая различные аспекты, такие как часы выезда, время на транспорт и другие дополнительные факторы.

Оплата командировочных представляет собой строго регламентированный раздел затрат предприятия, установленный Трудовым кодексом Российской Федерации. Для бухгалтера важно знать, что в эти расходы входят:

Оплата суточных в командировке

Суточные - это расходы на питание, транспорт, проживание и прочее. Они выплачиваются в виде аванса, основываясь на распоряжении руководителя, непосредственно перед отправлением сотрудника в командировку.

Не имеет значения форма выдачи суточных - наличные или безналичный перевод на банковскую карту. По возвращении, сотрудник должен предоставить бухгалтеру отчет о расходах с соответствующими документами (чеки, билеты и т.п.). При излишке полученного аванса, сумма либо дополняется, либо возвращается в кассу.

Заработная плата

Оплата заработной платы сотруднику за дни, проведенные в командировке. Эта оплата осуществляется одновременно с оплатой за остальные дни месяца и выплачивается в установленном порядке, обычно в день выдачи ближайшей зарплаты.

Расчет командировочных осуществляется в соответствии с четко определенным алгоритмом, и важно следовать определенным шагам:

1. Определение фактически отработанных дней командировочным за расчетный период. Если сотрудник работает на предприятии более года, расчетный период принимается равным году, т.е., 12 месяцам перед началом командировки. В случае менее чем год стажа, учитывается весь период трудоустройства.
2. Исключение нерабочих дней из расчета, таких как отпуска, больничные и предыдущие командировки. Календарные дни, не относящиеся к рабочим, не учитываются при расчете.
3. Определение среднего заработка в расчетный период, включая все выплаты, за вычетом отпускных, больничных и социальной помощи.
4. Индексация среднего заработка в случае изменения тарифов или окладов в период командировки.
5. Вычисление средней заработной платы в день и, следовательно, суммы командировочных. Для этого средний заработок делится на количество фактически отработанных дней, и результат умножается на количество дней, проведенных в командировке.

Соблюдение этого алгоритма позволяет корректно рассчитать и выплатить командировочные сотруднику.

Особенности выплаты командировочных

Доплата до среднего оклада
В некоторых случаях итоговая сумма командировочных, получаемая сотрудником, может значительно уступать его обычной заработной плате.
В таких ситуациях руководство предприятия может разрешить бухгалтерии доплатить командированным до фактической заработной платы.
Этот подход часто используется для предотвращения ухудшения финансового положения сотрудников в командировке.

Выходные в командировке
При длительных командировках, когда рабочие дни пересекаются с выходными, оплата за выходные зависит от фактического труда. Если сотрудник не работал в эти дни, оплата не производится.
В случае выполнения обязанностей в выходные, сотрудник имеет право на не менее чем двойную оплату труда или возможность использовать право на последующий отгул за отработанный выходной.

Работа по совместительству
Ситуации, когда сотрудник сначала работает по совместительству, а затем принимается в штат предприятия, не редки.
В этом случае средний заработок сотрудника рассчитывается за предыдущий календарный год, включая период совместительства, что может снизить его величину.

Чтобы не допускать ошибок в оплате командировочных сотрудникам, рекомендуем регулярно повышать квалификацию сотрудникам, ответственным за финансы. В институте ЕВИДПО есть более 20 курсов повышения квалификации и переподготовки по бухгалтерии. Обучение проходит онлайн, а для групп предоставляем скидки!

Средний заработок сотрудника в командировке сохраняется в прежнем размере. В этот период начисления производятся за все рабочие дни, включая время, проведенное в командировке, в пути и на вынужденных остановках.

Алгоритм оплаты дней в командировке различен для сотрудников с традиционным и суммированным учетом времени труда. В первом случае используется следующая формула: средний дневной заработок умножается на количество рабочих дней, которое занимает время, отведенное на командировку.

В случае с суммированным учетом времени труда применяется иная формула: средний часовой заработок умножается на количество рабочих часов, которые необходимо оплатить в соответствии с графиком работы сотрудника.